Hari ini saya ada terbaca berita di akhbar Utusan Online yang menyatakan bahawa Skim Usahawan Siswazah tidak mencapai sasarannya.

Yang ironinya, dalam ramai2 usahawan baru yang mengeluh nak dapat loan perniagaan, Skim Usahawan Siswazah ( SUS ) yang telah dilancarkan 10 tahun lalu hanya mengeluarkan RM3 juta sahaja dari RM100 juta wang yang telah diperuntukkan!

Takde orang apply ke?

Benar seperti apa yang diberitakan, ramai yang dah fed-up dengan urusan2 pinjam meminjam. Urusannya terlalu banyak dan mengambil masa. Apatah lagi SUS itu untuk siswazah, janganlah ingat siswazah2 ni ada experience untuk urusan2 birokrasi ni. Itu belum tentu lulus loan tu ! Masa terbuang hanya sebab sibuk naik turun pejabat nak mintak loan. Bisnes satu pun tak jalan lagi.
Akhirnya, ramai siswazah tak amik skim ni. Dah muak, jelak, bosan dengan urusan segala macam yang memeningkan kepala. Kesudahannya ada dua sahaja.

1. Terus memulakan perniagaan tanpa SUS

2. Batalkan hasrat untuk berniaga sebab tak dapat SUS

” Saya sendiri dah jelak dengan bentuk bantuan, loan dan sebagainya. Kalau setakat nak pinjam sikit2 tu, saya rasa kita banyak buang masa nak apply. Atau kalau loan tu tak seberapa dan tak urgent, barulah saya apply. Lulus atau ditolak, perkara kedua”

Tapi ramai yang berharap agar loan lulus dulu baru nak berniaga.

Maaf cakap tapi memang tak pernah senang nak lulus loan tu. Kursus perlu diikuti. Kadang kala sampai 3 - 6 bulan. Dokumentasi yang melambak. Untuk usahawan baru, dokumentasi tu sesuatu yang baru. Nak bank akaun 6 bulan, kadang2 untuk skim pinjaman lain nak penyata kewangan beraudit. Dan segala macam dokumentasi. Mana siswazah ada semua tu?

Siswazah ni ‘blank’, ‘blur’, fresh, tatau nak buat ape …. Jangan lah tanya benda2 yang sukar benar mereka nak sediakan.

Macam mana dilema ni nak berkesudahan ?

Tak de bantuan kerajaan, kita merungut kerajaan tak mesra rakyat. Bila dah ada bantuan, sikit punya susah nak dapat.

Adakah orang kita ni selalu sangat bergantung harap pada satu2 bantuan? Di fikiran tu dah ‘tersemat’, kalau takde loan, tak boleh nak berniaga. Atau sibuk sangat nak apply loan, sampai perniagaan pun tak jalan lagi.

Kalau macam tu lah mentaliti, saya rasa tak sesuai langsung nak jadi usahawan

Selagi mentaliti kita tak dapat setkan bahawa bantuan tu adalah ketika kita memerlukan , apabila kita dah memulakan perniagaan, selagi itulah loan itu susah sangat nak dapat.

Kene set kan di minda kita, bahawa perniagaan perlu jalan dahulu (tak kisah sama ada perniagaan tersebut bukan perniagaan yang kita ingin buat) kemudian baru di sokongan dan disusuli dengan usaha mendapatkan bantuan kewangan.

Cuba lihat macam mana orang lain senang je nak dapat bantuan kewangan :

Senario 1:

Pencipta Google menjalankan kajian terhadap enjin carian (tanpa fikirkan ingin mendapatkan bantuan kewangan). Bila dah sampai satu stage, baru datang investor.

* Buat apa yang kita suka dulu. Kalau orang suka, barulah bantuan kewangan akan diperolehi.

Senario 2 :

Ali menjalankan perniagaan cyber cafe. Dengan ada siber kafe tu, dapatlah tanggung makan minum. Dalam masa yang sama, Ali sediakan kertas kerja dan juga memastikan beliau layak untuk apply loan. Selepas 6 bulan berniaga cyber cafe, Ali apply loan untuk buka kedai komputer.

* Buat perniagaan untuk lepas makan, untuk hidup dulu. Tanpa pinjaman pun, makan minum tak miss, perniagaan pun tak cacat. Jangan sampai miss soruuu..

Senario 3 :

Sufiya telah menjalankan perniagaan trading selama 3 tahun tanpa bantuan pinjaman. Sufiya selalu membelanjakan wang untuk tujuan pemasaran dan promosi (buat banner, brochure, flyer, iklan). Tanpa terlalu mengharapkan bantuan kewangan diluluskan, Sufiya tetap memohon grant atau pinjaman untuk memajukan perniagaan.

* Teruskan berniaga macam biasa. Kalau ada rezeki, applylah dan dapat bantuan pinjaman. Kalau tak dapat bantuan, business tetap jalan 

Kalau anda berharap 100%, selagi itulah anda akan terasa betapa peritnya berniaga. Anda tidak mungkin percaya apabila saya katakan bahawa loan itu datang dengan mudahnya apabila anda tidak benar2 memerlukannya …

Aneh bukan ?

Minggu lepas saya tidak dapat mengemaskinikan blog saya. Pakcik kesayangan saya sedang terlantar di PPUM hampir seminggu akibat serangan jantung pada Ahad yang lalu. Dari Hospital Bentung, di pindahkan ke Hospital Selayang dan kini berada di PPUM. Saya menemani ibu saya bergilir2 menjaga pakcik. Keadaan beliau dikatakan agak kiritikal. Saya memohon pembaca blog dapat membacakan surah Al Fatihah buat beliau. Al Fatihah..

Saya agak stress kebelakangan ini. Masa saya telah didedikasikan untuk pakcik, jadi tidak banyak yang saya mampu lakukan secara offline. Hikmah dari cubaan Allah, saya sedari bahawa amal jariah adalah perkara yang akan dibawa selepas mati dan salah satunya adalah ilmu yang bermanfaat.

Saya ingin memulakan kategori baru hari ini. Saya berniat untuk menyampaikan apa yang saya tahu dalam perniagaan kepada mereka yang rasakan ia memberi manfaat. Saya panggil kategori ini sebagai Usahawan Baru.Tiada niat yang lain, saya harapkan ilmu yang bermanfaat ini berguna kepada anda yang membaca dan dapat disebarkan kepada mereka yang lain.

Sebenarnya banyak betul bantuan yang disediakan kerajaan untuk usahawan baru. Mungkin tidak tahu, ramai yang tidak memohon untuk mendapatkan bantuan-bantuan tersebut. Sebenarnya saya sendiri tak pernah buat pinjaman duit Mara (sebab saya tak sabar lah nak naik turun pejabat Mara) tetapi kelebihan2 untuk usahawan memang saya betul2 ’sapu’ Kelebihan seperti ruang pejabat, melanjutkan pengajian, ansuran pembayaran dan sebagainya memang sebenarnya memberi sumbangan yang besar kepada perniagaan.
2 minggu lalu saya menjejaki semula pegawai MARA yang telah banyak membantu saya untuk mendapatkan bantuan dari MARA. Tujuan saya adalah untuk mendapatkan sedikit maklumat mengenai geran perniagaan bagi tujuan promosi dan pengiklanan. Secara asasnya, sekiranya anda ingin membuat promosi, anda boleh dapatkannya dari MARA.

Bagi anda yang inginkan bantuan untuk tujuan membeli iklan di akhbar, televisyen, atau di mana-mana mungkin boleh mendapatkannya di sini. Tapi saya tak pastilah pengiklanan di internet dan SMS dimasukkan dalam skim ini. Nanti saya carikkan maklumat lanjut.
Nak tahu caranya ? Anda pegi ke Medan Mara (atau pejabat Mara yang berhampiran), anda berjumpa dengan pegawai yang in-charge. Senang je kan ? Lepas tu dapatkan borang macam dalam gambar tu..
Geran di sini bermaksud 60% dari jumlah kos promosi anda akan ditanggung oleh Mara. Sebagai contoh, kos iklan anda adalah RM10,000, ini bermakna Mara akan membiayai RM6,000 dan selebihnya ditanggung oleh anda. Berbeza dengan pinjaman, geran ini tidak memerlukan anda membayar balik wang tersebut. Setiap usahawan akan diperuntukkan maksima RM50,000 untuk tujuan promosi.

Apa pentingnya geran ini kepada anda ?

Uiii.. Sape taknak duit ooii! Kalau Mara nak sponsor sikit pun dah cukup bertuah, apatah lagi 60% ? Sape yang tak nak saya rasa memang rugi besar lah…

Sebarang aktiviti promosi boleh dipertimbangkan dalam geran ini. Antaranya :

1. Makcik Limah membuat perusahan kerepek kecil-kecilan dan ingin membungkus kerepek tersebut cantik2. Boleh apply geran ni

2. Nak beli iklan di akhbar bercetak Utusan Malaysia atau Harian Metro.

3. Nak bukak booth atau gerai di Ekspo Gerak Usahawan. Nak bukak booth tu kena bayar tauu.. Bukan free .. Lainlah anda main pacak je kat depan masjid lepas semayang Jumaat, itu memang tak payah bayar.
4. Untuk buat business trip. Ni ramai yang tatau.. Sebenarnya Mara ada sediakan geran untuk membolehkan anda pegi business trip dalam dan luar negeri

5. Nak buat research dan market study pun boleh dapat geran ni

6. Buat misi perdagangan dan juga buat promosi dan jualan.

Anda kene rajin sikitlah ye nak panjat pejabar Mara tu. Prosesnya antara 2 hingga 4 minggu.

Dan kene sabar sikitlah dengan karenah birokrasi dan kadang2 muka pengawai Mara tu kerek semacam jee ..

Ada juga yang berkata “Saya tak buat iklan dan tak promosikan perniagaan saya “ Heheh.. Ini kesilapan usahawan 101. Sape yang promosi produk atau perniagaan, takde siapa yang tahu… Rugi je bukak kedai tapi tak kempen supaya orang datang ke kedai anda. Kene back to basic lah ni…

Insyallah, nanti saya akan update lagi tentang Geran ini.. Saya pun nak minta geran lagi lepas ni.. Sebarang berita baru akan saya bagi tau!

TERKINI !! : Seminar Perniagaan dan Pemasaran SMS akan diadakan di KOTA KINABALU, SABAH pada 22 Jun 2008. Panggilan buat warga Sabah untuk mendaftar sekarang. Maklumat lanjut di SINI!

Kebanyakan dari kita kurang memberi penekanan kepada aspek pemasaran. Ini mungkin disebabkan kebanyakan kita terlalu fokus terhadap pembangunan produk atau perkhidmatan sehingga elemen pemasaran terabai. Pengalaman saya ketika membangunankan suatu perisian yang membolehkan kita melakukan kerja-kerja komputer secara automatik. Setelah siap, dan telah diuji, baru saya sedari saya tidak memberi perhatian kepada aspek pemasaran. Siapa pelanggan, berapa saiz pelanggan, pembungkusan produk, penjenamaan dan sebagainya. Akhirnya, produk saya menjadi projek gajah putih. Sehingga kini saya masih dalam proses menghitamkan semula projek ini.. Atau sekurang-kurangnya, mengkelabukan sedikit projek yang menjadi mangsa kealpaan saya dalam pemasaran.

Kebanyakan ahli pemasaran meletakkan konsep 4P dalam melaksanakan aktiviti pemasaran. 4P merujuk kepada Product (Produk atau Perkhidmatan), Promotion (Promosi), Price (Harga) dan Place (Tempat atau agihan). Mungkin satu elemen yang boleh ditambah adalah elemen People (Manusia).

Tiada suatu skima yang menyatakan suatu pemasaran itu ada salah atau betulnya. Perkara ini agak dinamik bergantung kepada pelbagai faktor di luar kawalan, seperti keadaan politik dan keadaan ekonomi semasa. Kesan dan implikasi sesuatu pemasaran adalah berbeza mengikut pembolehubah dan parameter yang diukur.

Oleh itu setiap aktiviti pemasaran, selain menggunakan strategi marketing mix, boleh dikembangkan sekiranya melalui beberapa proses kajian dan juga ‘homework’ berikut :

1. R&D - produk dan perkhidmatan kita melalui proses yang secara saintifik dan logik menepati mutu dan keperluan pasaran.

2. Pengiklanan dan Media Pengiklanan - mesej yang ingin disampaikan melalui media pengiklanan yang berkesan.

3. Saluran Pengedaran - Bagaimana sesuatu produk itu ingin dipasarkan ? Adakah dijual sendiri, atau adakah melalui agen atau wakil jualan?
4. Hubungan pelanggan - usaha menanam dan meningkatkan kesedaran pelanggan terhadap produk dan perkhidmatan kita

5. Promosi - pakej tambahan untuk menambah nilai tawaran produk dan meningkatkan rasa istimewa. Ini adalah seperti bonus, kupon, jaminan wang dikembalikan, dan khidmat perundingan.

Marketing mix inilah yang selalu menyebabkan kita sentiasa berfikir dan berlegar-legar dalam kepala. Untuk menentukan mana yang betul atau salah, tiada suatu asas kukuh.

Yang penting dalam kertas kerja kita, setiap langkah yang kita ambil perlu ada justifikasi dan hujah mengapa kita perlu berbuat demikian dan atas dasar apa kita membuat keputusan tersebut.

Fikir-fikir kan lah…

Saya telah membuat auto posting dalam blog ini. Ketika ini saya sedang bercuti, mungkin juga sedang bermain2 ditepi pantai atau mungkin juga sedang mendaki gunung.. Ahhhhh! Alangkah seronoknya bercuti….

Apa pun, saya tetap juga dapat mencatatkan sesuatu dalam blog ini. Khususnya bagi mereka yang sedang mencari-cari mengenai kertas kerja, saya cuba berkongsi dengan anda beberapa bahan lagi yang mungkin membantu.

Kali ini kita masuk ke bab perancangan Pemasaran dalam kertas kerja perniagaan. Bab yang saya rasa paling penting, yang tidak sepatutnya dipandang ringan oleh bakal usahawan. Sebenarnya dalam bab ini merupakan ‘key’ yang paling utama dalam menentukan sesuatu perniagaan berdaya maju atau tidak. Bab ini tidak seharusnya disediakan tanpa kajian lapangan yang menyeluruh dan secara mendalam.

Untuk pengetahuan anda, sekiranya seseorang yang ingin memberi anda pinjam wang, disinilah perkara yang paling penting yang dilihatnya. Adakah sesuatu projek tersebut memang boleh berjaya atau adakah projek tersebut hanya satu angan2. Kebanyakan kita tersilap dalam menyediakan kertas kerja perniagaan apabila bab perancangan pemasaran yang disediakan adalah berdasarkan andaian dan ciptaan semata-mata. Tanpa sebarang bukti atau statistik yang kukuh, saya rasa kemungkinan besar kertas kerja anda akan ditolak.

Sebagai memulakan bab ini, saya cuma akan senaraikan apakah perkara2 yang seharusnya ada dalam perancangan pemasaran anda :

Pelanggan dan Segmen Sasaran Pasaran

Analisa Pasaran

Produk dan Perkhidmatan Yang Ditawarkan

Persaingan dan Gelagat Pelanggan

Pesaing Utama

Strategi Pemasaran

Pemasaran dan Jualan

Harga

Strategi Jualan

Ramalan Jualan

Pakatan

Risiko Kritikal

Perbelanjaan Pemasaran

Post-post akan datang saya akan cuba huraikan satu persatu…

Saya akan bercuti mulai 14 sehingga 22 Februari. Sudah agak lama saya tidak mengambil cuti, rasa2nya kali terakhir pada bulan Julai tahun lepas. So saya memang berhak dapatkan cuti. At least saya dapat meluangkan untuk menyelesaikan Projek SMS X dan juga beberapa bahan rujukan untuk bulan April 2007.

Anyway, saya cuma ingin menyentuh sedikit perkara mengenai kertas kerja perniagaan yang tak sudah-sudah. .. Bila lah nak siap ye ? Sebelum ini saya pernah berkongsi mengenai jawatan, fungsi dan tugas kakitangan, dan juga imbuhan balas jasa @ gaji untuk kakitangan.

Kalau anda masih ingat, saya membuat ringkasan tersebut dalam bentuk jadual bagi memudahkan kita untuk memahaminya. Tetapi sebenarnya yang paling penting adalah untuk kita menghasilkan apa yang disebut sebagai perbelanjaan pentadbiran. Perbelanjaan ini adalah segala perbelanjaan yang melibatkan pentadbiran seperti sewa pejabat, alat tulis, mesin fotostate dan juga bayaran utiliti. Hasil daripada ringkasan yang kita buat sebelum ini akan digunakan untuk dimasukkan dalam jadual perbelanjaan pertadbiran seperti berikut :

Kalau anda perhatikan elok2, jumlah gaji yang dimasukkan didalam jadual diatas adalah berdasarkan dari jadual gaji yang disediakan sebelum ini. Perlu diingat, setiap nilai yang dimasukkan dalam setiap jadual haruslah konsisten kerana nilai tersebut akan dimasukkan juga ke penyata kewangan.

Perbelanjaan pentadbiran ini pula boleh dipecahkan kepada 3 kategori utama iaitu perbelanjaan bulanan, perbelanjaan tahunan dan perbelanjaan lain2 (seperti lump sum). Kita perlu asingkan jumlah perbelanjaan mengikut kategorinya. Biasanya gaji dan bayaran utiliti dibayar setiap bulan (kalau bayar gaji setahun sekali, staff kita nak makan apa?)…

Mengapa perlu begitu? Nanti saya huraikan lagi.

Dalam pening2 kepala ni, saya cuba juga berkongsi kandungan yang perlu ada dalam perancangan pengurusan dan pentadbiran. Dalam posting kertas kerja perniagaan sebelum ini, saya ada menyatakan bahawa anda perlu sertakan sekali jawatan dan juga deskripsi kerja setiap kakitangan anda.

Ini sebenarnya sangat penting untuk menentukan kerja yang anda tetapkan tidak berlaku pertindihan dan mengoptimakan tenaga kerja. Tentunya anda tidak mahu kakitangan anda tidak tahu nak buat ape, atau hanya sekarang duduk bersenang-lenang di office anda bukan ?

Setelah anda benar-benar mengenalpasti semua tugas dan tanggungjawab setiap kakitangan (termasuk bos besar ya!), anda perlu tentukan gaji yang anda perlu tetapkan untuk semua.

Menetapkan gaji adalah subjektif. Walau pun ada standard gaji yang boleh dirujuk, tetapi sebenarnya, pemberian gaji adalah mengikut kemampuan syarikat dan tidak terlalu berbeza dengan gaji standard di industri.

Tips : Kalau gaji rendah, kakitangan lari, kalau tinggi sangat, kakitangan tiada motivasi..

Jangan lupa masukkan juga perbelanjaan KWSP dan juga SOCSO. Kebiasaannya, saya menggunakan skima jadual seperti dibawah untuk menetapkan gaji kakitangan :

** KWSP adalah 11% ketika saya menyiapkan kertas kerja ini. Ia adalah berubah mengikut arahan KWSP. Ketika ini kadar caruman bagi majikan untuk KWSP adalah 12%.
Yang penting hasil dari jadual yang kita sediakan ini akan dapat membantu kita menentukan perbelanjaan bulanan yang akan dimasukkan dalam aliran tunai kelak.

Semoga membantu.

Pada posting sebelum2 ini saya ada berkongsi sedikit mengenai kertas kerja perniagaan dan bagaimana memulakan kertas kerja. Merujuk kepada posting tersebut, boleh disimpulkan, kertas kerja perniagaan biasanya dimulakan dengan

a. Isi kandungan
b. Ringkasan Eksekutif
c. Latarbelakang Perniagaan

Selepas itu, apa pula ?

Seterusnya kita akan huraikan pula perkara-perkara penting dalam sesuatu kertas kerja. Antara bab-bab yang ‘wajib’ dan tidak harus ditinggalkan adalah :

4. Perancangan Pengurusan dan Kakitangan
Bahagian ini bertujuan untuk menghuraikan mengenai perancangan atau maklumat kakitangan anda. Kebiasaannya meliputi perkara-perkara seperti senarai terperinci kakitangan seperti nama jawatan.

Deskripsi tugas setiap kakitangan juga hendaklah dihuraikan bagi mengelakkan berlakunya pertindihan tugas dan juga menentukan setiap kerja diselia dengan baik. Jangan lupa untuk memasukkan perbelanjaan pengurusan dan seperti alat tulis dan sebagainya.Biasanya perbelanjaan ini ditulis dalam bentuk jadual untuk memudahkan bacaan. Perbelanjaan gaji kakitangan juga hendaklah ditulis dengan jelas.

Oh ya! Masukkan juga carta organisasi untuk cara penampilan yang lebih cantik dan berwarna.

5. Perancangan dan Strategi Pemasaran
Ini adalah aspek yang saya rasa SANGAT PENTING dalam sesuatu kertas kerja. Kegagalan strategi pemasaran yang tepat merupakan penyumbang kepada kegagalan sesuatu kertas kerja ditolak oleh kreditor, atau perniagaan tidak menjadi.

Ramai mengambil mudah mengenai pemasaran dengan membuat andaian-andaian sasaran jualan sedangkan semua maklumat tersebut hendaklah disokong oleh fakta yang jelas.

Kita kena huraikan lokasi pemasaran kita, sasaran pelanggan dan pengguna, bagaimana cara kita mengedarkan barangan atau perkhidmatan kita, strategi pemasaran yang digunakan, dan penting membuat analisa persaingan.

Dari fakta2 tadi, kita perlu buat strategi perletakan harga. Jangan letak harga barang kita suka-suka. Perlu diperkirakan , dan bandingkan dengan harga-harga pesaing.

Kita juga perlu meramalkan jumlah jualan yang kita boleh capai dengan strategi2 yang telah kita huraikan tadi. Seperti juga perancangan pengurusan, kita perlu sertakan bersama peracangan perbelanjaan kita untuk tujuan pemasaran.
Secara terus terang saya katakan, ini adalah bab yang paling kritikal, penting dan paling susah untuk disediakan. Tapi itu cuma pendapat saya (memandang saya tidak pandai pemasaran berbanding teknikal)

6. Perancangan Operasi
Secara terperinci, kita perlu huraika bagaimana perniagaan kita beroperasi. Sekiranya perlu kita perlu letakkan carta aliran pengeluaran produk kita. Kita senaraikan susun atur premis perniagaan kita.

Kita huraikan maklumat teknikal dalam perancangan operasi. Ini akan menggambarkan sejauh mana kita mengetahui tentang perniagaan ini. Kalau kita nak buka kilang botol, tetapi kita tidak dapat menghuraikan proses pengeluaran botol, sesuatu yang tidak kena disitu!

Sekiranya ada, masukkan juga maklumat seperti bangunan, bengkel, kenderaan dan sebarang aset perniagaan kita. Mesin, kelengkapan dan alat-alat juga hendaklah dinyatakan bagi membuktikan kemampuan pengeluaran perniagaan kita.

Seperti sebelumnya, buat budget utk operasi perniagaan anda.

7. Perancangan Kewangan
Secara keseluruhannya, tujuannya adalah untuk menunjukkan perniagaan kita adalah berdaya maju dan dapat bertahan. Kita perlu huraikan berapa kos perlaksanaan projek dan berapa jumlah dana yang diminta. Huraian mengenai maklumat pembayaran balik pun hendaklah di buat disini.

Kita akan mengira segala kos yang terlibat seperti pengurusan, pemasaran dan operasi bagi menyediakan modal pusingan untuk perniagaan. Kita perlu huraikan aliran tunai bagi 3 tahun (sesetengah kreditor meminta sehingga 5 tahun). Aliran tunai ini kadang2 dibuat dalam 2 versi, sebelum dan selepas pinjaman.

Kita kena buat juga unjuran prestasi untuk 3 tahun perniagaan, imbangan duga dan kunci kira-kira.

Ini adalah bab dimana kebanyakan usahawan kantoi! Kadang2 nilai dalam kewangan adalah tidak logik dan munasabah. Sekiranya anda menyediakan kertas kerja bagi tujuan pinjaman, perlu diingat, orang yang akan menilai kertas kerja anda adalah orang yang berpengalaman. Cukup dengan melihat akaun yang anda sediakan, dah boleh tahu loan anda akan diluluskan atau permohonan akan ditolak!

Tahukah anda sekiranya anda tidak menghantar invois kepada pelanggan anda, memberikan peluang pelanggan untuk melewat-lewatkan pembayaran kepada anda bagi segala urusniaga rasmi ?

Tentunya saya merujuk kepada transaksi rasmi seperti berurusan dengan pelanggan daripada kerajaan atau agensi. Begitu juga dengan organisasi. Invois adalah dokumen formal yang disediakan oleh syarikat kita yang akan dihantar kepada pelanggan sebagai tuntutan bayaran rasmi. Biasanya invois disediakan dalam 2 atau 3 salinan yang akan diberikan kepada pelanggan dan satu salinan akan disimpan oleh kita.

Format invois juga adalah bebas. Formatnya juga seakan-akan sebutharga, tetapi dibawah invois biasanya dinyatakan maklumat mengenai kaedah pembayaran, nombor akaun syarikat dan alamat bank. Ini akan memudahkan pelanggan untuk melakukan pembayaran mengikut terma yang anda telah tetapkan.

Waktu awal-awal berurusan dengan kerajaan, saya tidak tahu betapa pentingnya invois ini. Salah sedikit pun kadang2 menyebabkan kelewatan pembayaran. Penting untuk memastikan jumlah RM dalam invois adalah sama dengan sebutharga. Pastikan juga apabila kita menghantar invois kepada pelanggan, invois tersebut hendaklah ditandatangani oleh pelanggan sebagai tanda penerimaan invois. Boleh menyebabkan kelewatan pembayaran sekiranya kita tiada bukti bahawa invois telah dihantar.

Berbeza dengan Invois, Delivery Order suatu dokumen rasmi yang menyatakan bahawa sesuatu perkhidmatan (service order) atau produk telah dihantar (delivered) atau diselesaikan oleh syarikat kita kepada pelanggan. Istilah yang mudah, dokumen ini merupakan bukti bahawa kita telah menyelesaikan kerja kita seperti yang dijanjikan kepada pelanggan mengikut spesifikasi yang kita berikan dalam sebutharga.

Tentunya apabila sesuatu barang telah dihantar atau sesuatu perkhidmatan telah dilaksanakan, maka kita akan berikan Delivery Order kepada pelanggan untuk dicop dan ditandatangani sebagai perakuan bahawa kerja telah selesai.

Antara perbezaan lain antara D.O dan invois, adalah dari segi harga. Di dalam D.O kita tidak letakkan harga dan RM sebaliknya hanya maklumat produk dan perkhidmatan sahaja yang dinyatakan dan jumlah yang dijanjikan kepada pelanggan.

Pastikan juga D.O disediakan dalam 2 salinan, satu untuk salinan pelanggan dan satu disimpan oleh kita untuk rujukan.

Tips : Sertakan salinan D.O apabila menghantar Invois kepada pelanggan. Permudahkan kerja pelanggan.

Sememangnya dokumen2 seperti ini agak melecehkan, tetapi untuk pentadbiran perniagaan yang baik, ini memudahkan kerja. Jadikan amalan..

Antara perkara yang paling penting dalam menyampaikan ‘hajat’ kita kepada pelanggan adalah dengan menyediakan sebutharga. Kadang-kala dalam suatu perniagaan yang tidak formal, sebutharga ini memang hanya melalui lisan sahaja. Sesuai dengan nama ’sebutharga’.

Tetapi dalam suatu transaksi yang formal, sebutharga merupakan bukti kepada pelanggan tentang komitmen kita dalam menjanjikan suatu bentuk harga dan perkhidmatan yang dijanjikan. Selalunya di dalam sebutharga juga mempunyai beberapa terma dan syarat yang bukan dinilai daripada nilai wang ringgit sahaja. Sebarang pertikaian mengenai harga, hendaklah merujuk kepada sebutharga yang diserahkan. Jadi tidak berlaku pertelingkahan daripada segi tawar-menawar dan sebagainya.

Berikut adalah contoh sebutharga yang biasa saya sediakan untuk pelanggan.

Sebutharga boleh disediakan dalam pelbagai bentuk dan style. Kadang-kala sebutharga juga mencerminkan imej syarikat terhadap pelanggan. Tetapi biasanya elemen-elemen berikut ada dalam sesebuah sebutharga :

1. Logo, Alamat, No Telefon dan Fax : Sekiranya anda mempunyai email atau laman web, boleh dimasukkan sekali.

2. Maklumat Penerima : Maklumat ini mencerminkan sejauh mana anda mengenai pihak yang ingin menjadi pelanggan anda. Lebih banyak maklumat yang anda masukkan, lebih familiar anda dengan persekitaran kakitangan pelanggan. Kebiasaannya cukup dengan nama pelanggan, alamat dan nombor telefon.

3. Salutation / Greeting : Memaklumkan tujuan sebutharga anda. Ini tujuannya adalah lebih untuk mewujudkan kemesraaan dengan pelanggan.

4. Maklumat produk / perkhidmatan : Senaraikan produk atau perkhidmatan anda secara detail seperti jenama dan model atau sebarang ciri-ciri istimewa yang ada.

5. Harga dan Kuantiti : Merujuk kepada harga seunit produk, kuantiti yang diperlukan dan jumlah harga. Terdapat juga perkhidmatan dan produk yang dikira sekaligus yang diistilahkan sebagai Lump-sum.
6. Syarat dan Terma : Ini merujuk kepada syarat-syarat lain yang tidak termasuk dalam produk atau perkhidmatan. Lebih merujuk kepada syarat-syarat umum sebarang urusniaga.

7. Siapa yang menyediakan sebutharga : Tuliskan nama dan tandatangan. Juga boleh selitkan jawatan sekiranya perlu. Ini memudahkan pelanggan untuk menghubungi anda untuk sebarang pertanyaan mengenai sebutharga anda.

Penggunaan letterhead bercetak juga menjadi kelebihan syarikat dengan menonjolkan identiti korporat. Sekarang ini, dengan teknologi percetakan moden, biasanya letterhead boleh dicetak sendiri dengan menggunakan printer warna. Seboleh-bolehnya, pastikan logo anda mempunyai warna (selain dari hitam dan putih).

Tentunya ada diantara kita yang baru akan kembali ke pejabat pada 4 Januari 2007 setelah bercuti raya dan juga tahun baru. Kepada mereka yang mempunyai anak yang bersekolah, sesi persekolahan juga akan bermula. Tentunya lebih sibuk dengan urusan masing2. Apa pun, terima kasih kerana singgah di blog saya

Cuti kali ini saya gunakan sepenuhnya untuk menyiapkan pelbagai kerja yang perlu diuruskan dalam kadar segera. Sempat juga saya muhasabah diri dan perniagaan saya, disamping dapat merancang untuk perniagaan internet saya.

Akibat kecelaruan kerja (maklumlah saya baru sahaja menceburi perniagaan internet), blog ini pun saya tengok dah bercampur aduk sikit kandungannya, jadi saya buang ’sampah2′ dan saya susun elok2 semula. Dengan harapan kandungan blog ini dapat saya catatkan secara aslinya bahan2 rujukan dan perbincangan untuk usahawan2 di Malaysia khasnya.

Sudah panjang pula saya bermukadimah. Kali ini saya cuma ingin berkongsi dengan anda antara aliran dokumen yang biasa digunakan di dalam sesebuah syarikat yang melibatkan sebarang pembelian atau procurement (feww… amik nafas sekejap).

Secara asasnya boleh dikatakan, apabila pelanggan kita ingin membeli sesuatu, kita sebagai syarikat akan memberikan sebutharga kepada pelanggan. Apabila pelanggan bersetuju dengan harga, syarat dan terma sebutharga tersebut, pelanggan akan menyediakan Work Order, Local Order atau Service Order sebagai tanda mereka bersetuju dengan tawaran sebutharga anda dan merupakan dokumen rasmi tanda sesebuah kerja boleh dilakukan.

Apabila kerja kita selesai atau kita telah menyelesaikan kerja kita, kita perlu menyediakan satu dokumen yang dipanggil Delivery Order (D.O) atau Service Order (S.O). D.O biasanya merujuk kepada produk yang kita telah hantar ke pelanggan. S.O pulak merujuk kepada kerja yang telah selesai kita laksanakan untuk pelanggan. D.O atau S.O ini hendaklah ditandatangan dan diperakui oleh wakil syarikat untuk menyatakan bahawa kerja-kerja telah dilaksanakan oleh kita mengikut spesifikasi dan masa yang telah ditetapkan.

Biasanya pembayaran akan dibuat lebih cepat sekiranya D.O disertakan dengan Invoice secara serentak.

Akhir sekali, barulah kita menyediakan Invoice atau Bill of Payment kepada pelanggan. Biasanya pelanggan akan menyediakan pembayaran dalam bentuk cash atau cek kepada kita dengan merujuk kepada Invoice yang telah kita berikan. Sebagai sokongan sesebuah kerja telah selesai, setiap Invoice yang dihantar kepada pelanggan hendaklah dilampirkan dengan satu salinan D.O atau S.O.

Mungkin aliran keseluruhannya akan menjadi begini :

Sebutharga –> Work Order/Local Order –> Delivery Order –> Invois

Sekiranya, kita mendapatkan barangan untuk dibekalkan kepada pelanggan melalui sesebuah supplier/pembekal, maka proses aliran dokumen tadi juga akan berlaku.

Sekiranya saya berkesempatan, saya akan poskan beberapa contoh dokumen2 yang kita bincangkan tadi. Semoga memberi manfaat