Salam Usahawan,
Tahukah anda sekiranya anda tidak menghantar invois kepada pelanggan anda, memberikan peluang pelanggan untuk melewat-lewatkan pembayaran kepada anda bagi segala urusniaga rasmi ?
Tentunya saya merujuk kepada transaksi rasmi seperti berurusan dengan pelanggan daripada kerajaan atau agensi. Begitu juga dengan organisasi. Invois adalah dokumen formal yang disediakan oleh syarikat kita yang akan dihantar kepada pelanggan sebagai tuntutan bayaran rasmi. Biasanya invois disediakan dalam 2 atau 3 salinan yang akan diberikan kepada pelanggan dan satu salinan akan disimpan oleh kita.
Format invois juga adalah bebas. Formatnya juga seakan-akan sebutharga, tetapi dibawah invois biasanya dinyatakan maklumat mengenai kaedah pembayaran, nombor akaun syarikat dan alamat bank. Ini akan memudahkan pelanggan untuk melakukan pembayaran mengikut terma yang anda telah tetapkan.
Waktu awal-awal berurusan dengan kerajaan, saya tidak tahu betapa pentingnya invois ini. Salah sedikit pun kadang2 menyebabkan kelewatan pembayaran. Penting untuk memastikan jumlah RM dalam invois adalah sama dengan sebutharga. Pastikan juga apabila kita menghantar invois kepada pelanggan, invois tersebut hendaklah ditandatangani oleh pelanggan sebagai tanda penerimaan invois. Boleh menyebabkan kelewatan pembayaran sekiranya kita tiada bukti bahawa invois telah dihantar.
Berbeza dengan Invois, Delivery Order suatu dokumen rasmi yang menyatakan bahawa sesuatu perkhidmatan (service order) atau produk telah dihantar (delivered) atau diselesaikan oleh syarikat kita kepada pelanggan. Istilah yang mudah, dokumen ini merupakan bukti bahawa kita telah menyelesaikan kerja kita seperti yang dijanjikan kepada pelanggan mengikut spesifikasi yang kita berikan dalam sebutharga.
Tentunya apabila sesuatu barang telah dihantar atau sesuatu perkhidmatan telah dilaksanakan, maka kita akan berikan Delivery Order kepada pelanggan untuk dicop dan ditandatangani sebagai perakuan bahawa kerja telah selesai.
Antara perbezaan lain antara D.O dan invois, adalah dari segi harga. Di dalam D.O kita tidak letakkan harga dan RM sebaliknya hanya maklumat produk dan perkhidmatan sahaja yang dinyatakan dan jumlah yang dijanjikan kepada pelanggan.
Pastikan juga D.O disediakan dalam 2 salinan, satu untuk salinan pelanggan dan satu disimpan oleh kita untuk rujukan.
Tips : Sertakan salinan D.O apabila menghantar Invois kepada pelanggan. Permudahkan kerja pelanggan.
Sememangnya dokumen2 seperti ini agak melecehkan, tetapi untuk pentadbiran perniagaan yang baik, ini memudahkan kerja. Jadikan amalan..
