Salam Sejahtera,

Tentunya ada diantara kita yang baru akan kembali ke pejabat pada 4 Januari 2007 setelah bercuti raya dan juga tahun baru. Kepada mereka yang mempunyai anak yang bersekolah, sesi persekolahan juga akan bermula. Tentunya lebih sibuk dengan urusan masing2. Apa pun, terima kasih kerana singgah di blog saya 🙂

Cuti kali ini saya gunakan sepenuhnya untuk menyiapkan pelbagai kerja yang perlu diuruskan dalam kadar segera. Sempat juga saya muhasabah diri dan perniagaan saya, disamping dapat merancang untuk perniagaan internet saya.

Akibat kecelaruan kerja (maklumlah saya baru sahaja menceburi perniagaan internet), blog ini pun saya tengok dah bercampur aduk sikit kandungannya, jadi saya buang ‘sampah2’ dan saya susun elok2 semula. Dengan harapan kandungan blog ini dapat saya catatkan secara aslinya bahan2 rujukan dan perbincangan untuk usahawan2 di Malaysia khasnya.

Sudah panjang pula saya bermukadimah. Kali ini saya cuma ingin berkongsi dengan anda antara aliran dokumen yang biasa digunakan di dalam sesebuah syarikat yang melibatkan sebarang pembelian atau procurement (feww… amik nafas sekejap).

Secara asasnya boleh dikatakan, apabila pelanggan kita ingin membeli sesuatu, kita sebagai syarikat akan memberikan sebutharga kepada pelanggan. Apabila pelanggan bersetuju dengan harga, syarat dan terma sebutharga tersebut, pelanggan akan menyediakan Work Order, Local Order atau Service Order sebagai tanda mereka bersetuju dengan tawaran sebutharga anda dan merupakan dokumen rasmi tanda sesebuah kerja boleh dilakukan.

Apabila kerja kita selesai atau kita telah menyelesaikan kerja kita, kita perlu menyediakan satu dokumen yang dipanggil Delivery Order (D.O) atau Service Order (S.O). D.O biasanya merujuk kepada produk yang kita telah hantar ke pelanggan. S.O pulak merujuk kepada kerja yang telah selesai kita laksanakan untuk pelanggan. D.O atau S.O ini hendaklah ditandatangan dan diperakui oleh wakil syarikat untuk menyatakan bahawa kerja-kerja telah dilaksanakan oleh kita mengikut spesifikasi dan masa yang telah ditetapkan.

Biasanya pembayaran akan dibuat lebih cepat sekiranya D.O disertakan dengan Invoice secara serentak.

Akhir sekali, barulah kita menyediakan Invoice atau Bill of Payment kepada pelanggan. Biasanya pelanggan akan menyediakan pembayaran dalam bentuk cash atau cek kepada kita dengan merujuk kepada Invoice yang telah kita berikan. Sebagai sokongan sesebuah kerja telah selesai, setiap Invoice yang dihantar kepada pelanggan hendaklah dilampirkan dengan satu salinan D.O atau S.O.

Mungkin aliran keseluruhannya akan menjadi begini :

Sebutharga –> Work Order/Local Order –> Delivery Order –> Invois

Sekiranya, kita mendapatkan barangan untuk dibekalkan kepada pelanggan melalui sesebuah supplier/pembekal, maka proses aliran dokumen tadi juga akan berlaku.

Sekiranya saya berkesempatan, saya akan poskan beberapa contoh dokumen2 yang kita bincangkan tadi. Semoga memberi manfaat