Assalamualaikum dan Salam Sejahtera,
Ramai yang akan merungut kerana pembayaran lewat diterima dari pelanggan. Ia memporak-perandakan perniagaan. Jika barangan pula diambil secara kredit, caj tambahan pula mungkin dikenakan, jumlah hutang bertambah. Selain itu, banyak lagi perbelanjaan lain seperti gaji, sewa dan bayaran. Bila pembayaran lewat, ia petanda perniagaan kita turun mula ‘sakit-sakit’.
Mengapa pembayaran sering lewat? Yang pertama disebabkan syarikat sendiri tidak cekap dalam menuntut bayaran, dan yang kedua prosedur pembayaran pelanggan seperti agensi kerajaan yang panjang.
1. Keluarkan invoice secepat mungkin
Tetapkan disiplin yang invoice perlu dikeluarkan kepada pelanggan secepat mungkin. Jangan berlengah. Kalau boleh, sejurus kerja/projek siap, terus keluarkan invoice. Invoice yang cepat juga tiada guna jika perincian dalam invoice tidak tepat dan teratur. Pastikan kerja/barangan yang ditulis dalam invoice tepat beserta harga seperti yang ditawarkan dalam sebutharga. Masukkan juga maklumat seperti nombor akaun dan kaedah pembayaran. Jangan lupa lampirkan worksheet/delivery order sebagai bukti yang kerja telah selesai dilakukan.
Semua ini penting untuk mengelakkan invoice dipulangkan semula/ reject kerana tidak memenuhi spesifikasi pelanggan. Ini akan melambatkan lagi proses pembayaran, cerewet dan karenah birokrasi.
2. Polisi Jangkamasa Pembayaran
Jika anda pengguna kad kredit, anda tentu tahu bahawa kad kredit perlu dibayar sebelum tarikh matangnya. Apa berlaku jika anda bayar lewat ? Anda akan dikenakan penalti atau caj tambahan kerana lewat bayar. Polisi yang digunakan oleh bank ini mungkin boleh diaplikasikan dalam perniagaan. Kenakan caj tambahan kepada pelanggan jika pembayaran yang dibuat lewat dari tarikh yang anda tetapkan.
3. Menerima Pelbagai Kaedah Pembayaran
Cuba lihat syarikat TNB, Syabas dan Telekom. Mereka menerima pembayaran dari pelbagai bentuk dari pelanggan. Tunai, cek, wang pos, money order dan juga pembayaran online. Selain itu, pembayaran boleh dilakukan di pelbagai tempat seperti pejabat pos dan wakil-wakil kutipan. Ini akan mempercepatkan proses pembayaran dari pelanggan. Perniagaan kita juga jangan statik dan cerewet tentang bagaimana cara pembayaran dari pelanggan. Apa cara pun diterima, asalkan pembayaran cepat masuk poket kita!
4. Menghubungi Pihak Yang Betul
Pihak yang dihubungi adalah pihak atau jabatan yang menguruskan pembayaran seperti jabatan akaun dan kewangan. Banyak keadaan kita memberikan perkhidmatan atau menghantar barangan untuk jabatan yang lain, tetapi perlu diingat bahawa bukan jabatan tersebut yang membuat pembayaran. Jika anda hubungi mereka tentunya mereka tidak tahu apa-apa dan sebaliknya meminta anda menghubungi jabatan akaun atau kewangan mengenai pembayaran.
5. Upah Pengutip Hutang
Yang ini bagus untuk kutip hutang kepada pelanggan yang liat. Anda tawarkan pengutip hutang komisen setiap pembayaran yang berjaya dikutip. Ini sangat berkesan untuk kutip hutang lapuk atau pelanggan yang ‘melarikan diri’ dari membayar! Kadang-kala saya sangat memuji cara Along mengutip hutang. Mereka keras, tetapi ia berkesan. Apapun, jangan gunakan kekerasan pula seperti mereka.
Perlu diingat, bila mengutip pembayaran kita tidak seharusnya berasa malu. Apa yang nak dimalukan, bukannya kita meminta sedekah. Kita cuma menuntut upah dan bayaran terhadap kerja kita yang telah kita lakukan. Itu perkara mulia. Bagi pelanggan yang baik hati akan cuba sedaya upaya membantu untuk mempercepatkan bayaran kerana dia tahu kita hanya ‘mencari makan’
Bak kata Donald Trump “Nothing personal, it’s strictly business”