Saya sebenarnya dah beberapa kali tengok e-Groupware (open source) sebelum ini.. Saya juga telah beberapa kali install ke dalam server office hanya sebagai tujuan percubaan. Bagus memang bagus, tetapi not for dummies. Sekurang2nya kene tau konsep office collaboration ni, what are the elements etc then bagaimana ia boleh menyumbangkan kepada produktiviti di pejabat anda. Ada beberapa modules yang saya rasa sangat ‘cool’ dan memang akan membantu dalam menjalankan kerja2 pejabat yang melibatkan koordinasi dan ramai ahli pasukan.
Secara kasarnya saya boleh simpulkan bahawa e-groupware boleh dipecahkan kepada 4 fungsi utama ; Office Collaboration, Document Management, Knowledge Management dan Email Integration. Sungguhpun begitu ada banyak lagi modul yang saya rasa bagus (sebenarnya untuk projek C saya kali ini saya tak pakai pun banyak2 modul). Sekadar berkongsi, maybe saya boleh memberikan beberapa input kepada anda tentang kunci kekuatan office collaboration. Mana lah tau, suatu hari nanti anda pulak yang kena manage team anda, atau sekurang2nya menguruskan projek anda. Andakan bakal2 usahawan kelak ?? 🙂
Office Application
Jangan keliru dengan istilah aplikasi pejabat seperti Microsoft Office. Sebenarnya nama modul ini saya yang berikan ikut citarasa saya sendiri sebab tiada istilah yang tepat dinyatakan dalam e-Groupware. Asalkan saya faham, dan majoriti dari kawan2 saya faham itu sudah cukup bagus. Dalam office application ada beberapa key modul seperti :
Contact dan Calendar
Yang ini mungkin suatu yang dah biasa kita pakai. Kalau kita pernah guna MS Outlook, konsepnya lebih kurang saya. Jadi kalau sama, apa keistimewaannya ?? Perlu diingat, dalam konsep office collaboration, banyak sumber dalam syarikat dikongsi. Contact dan calender juga akan dikongsi sekiranya mahu. Yang penting contact dan kalendar berfungsi dalam senario pengurusan sesuatu projek.
InfoLog
Nama InfoLog mungkin agak sukar untuk kita memahaminya. Sebenarnya InfoLog adalah module khusus untuk pengurusan notes, to-do list, task manager dan juga phone delegation. Sangat mudah untuk menguruskan perkara2 yang kecil. Seperti stick-on note, itulah konsep InfoLog. Err.. Masih blur ??
Resources
Antara modul pengurusan aset dan sumber syarikat yang saya tengok paling efektif. Dengan ada modul ini, semua harta benda dan aset pejabat akan direkodkan. Setiap ambilan atau pemulangan aset tersebut hendaklah melalui sistem. Ini dapat menyelesaikan masalah dimasa sering berlaku, aset seperti laptop yang sering ‘hilang’ atau letak entah dimana. Dapat memaksimakan penggunaan sumber dalam syarikat.
File Manager
Berguna untuk menguruskan segala dokumen dan surat menyurat dalam syarikat. Sebagai contoh, seorang kerani perlu pengesahan boss sebelum boleh mengepos surat yang ditaipnya. Apa yang perlu dibuat, surat yang telah selesai ditaip disimpan di server khas. Boss hanya perlu tengok dalam server untuk sebarang surat yang perlu perhatian dan pengesahan. Efisien untuk office yang remote dan decentralized.
Personalization
Seperti konsep pengurusan sistem peribadi dimana kita boleh memilih apakah modul yang ingin dipaparkan, apakah theme dan yang diingini. Mengikut citarasa masing-masing.
Project Management
Ini lebih complicated. Sesiapa yang biasa buat project management (PMI standard ye, bukan ikut standard sendiri), mungkin dapat rasakan betapa mudahnya menggunakan sistem ini. Pengurusan sumber manusia, kewangan, sumber dan juga jadual perancangan projek juga boleh dimasukkan. Sebagai pilihan, Gantt chart juga bole dijadikan pilihan dalam modul ini.
Saya saja nak share info-info macam ni. Mana tau anda mencari system yang memudahkan kerja anda. Saya promote e-Groupware (walau tak dapat apa2) 🙂 . Kalau nak hurai habis, jadi panjang pulak posting saya kali nie.. ramai juga yang menguap tak paham ape yang saya tulis agaknya .. heheh….
