Salam Sejahtera,

Antara perkara yang paling penting dalam menyampaikan ‘hajat’ kita kepada pelanggan adalah dengan menyediakan sebutharga. Kadang-kala dalam suatu perniagaan yang tidak formal, sebutharga ini memang hanya melalui lisan sahaja. Sesuai dengan nama ‘sebutharga’.

Tetapi dalam suatu transaksi yang formal, sebutharga merupakan bukti kepada pelanggan tentang komitmen kita dalam menjanjikan suatu bentuk harga dan perkhidmatan yang dijanjikan. Selalunya di dalam sebutharga juga mempunyai beberapa terma dan syarat yang bukan dinilai daripada nilai wang ringgit sahaja. Sebarang pertikaian mengenai harga, hendaklah merujuk kepada sebutharga yang diserahkan. Jadi tidak berlaku pertelingkahan daripada segi tawar-menawar dan sebagainya.

Berikut adalah contoh sebutharga yang biasa saya sediakan untuk pelanggan.

Sebutharga boleh disediakan dalam pelbagai bentuk dan style. Kadang-kala sebutharga juga mencerminkan imej syarikat terhadap pelanggan. Tetapi biasanya elemen-elemen berikut ada dalam sesebuah sebutharga :

1. Logo, Alamat, No Telefon dan Fax : Sekiranya anda mempunyai email atau laman web, boleh dimasukkan sekali.

2. Maklumat Penerima : Maklumat ini mencerminkan sejauh mana anda mengenai pihak yang ingin menjadi pelanggan anda. Lebih banyak maklumat yang anda masukkan, lebih familiar anda dengan persekitaran kakitangan pelanggan. Kebiasaannya cukup dengan nama pelanggan, alamat dan nombor telefon.

3. Salutation / Greeting : Memaklumkan tujuan sebutharga anda. Ini tujuannya adalah lebih untuk mewujudkan kemesraaan dengan pelanggan.

4. Maklumat produk / perkhidmatan : Senaraikan produk atau perkhidmatan anda secara detail seperti jenama dan model atau sebarang ciri-ciri istimewa yang ada.

5. Harga dan Kuantiti : Merujuk kepada harga seunit produk, kuantiti yang diperlukan dan jumlah harga. Terdapat juga perkhidmatan dan produk yang dikira sekaligus yang diistilahkan sebagai Lump-sum.
6. Syarat dan Terma : Ini merujuk kepada syarat-syarat lain yang tidak termasuk dalam produk atau perkhidmatan. Lebih merujuk kepada syarat-syarat umum sebarang urusniaga.

7. Siapa yang menyediakan sebutharga : Tuliskan nama dan tandatangan. Juga boleh selitkan jawatan sekiranya perlu. Ini memudahkan pelanggan untuk menghubungi anda untuk sebarang pertanyaan mengenai sebutharga anda.

Penggunaan letterhead bercetak juga menjadi kelebihan syarikat dengan menonjolkan identiti korporat. Sekarang ini, dengan teknologi percetakan moden, biasanya letterhead boleh dicetak sendiri dengan menggunakan printer warna. Seboleh-bolehnya, pastikan logo anda mempunyai warna (selain dari hitam dan putih).